Электронные акты в ЕИС: как их сформировать, подписать, а также отправить заказчику

29.05.2020
76960

Схема документооборота в ЕИС между заказчиком и поставщиком

Электронная приемка в ЕИС любых товаров, услуг, работ (ТУР) проходит по единой схеме.

Поставщиком:

Заказчиком:

Затем порядок действий участников госзакупки отличается в зависимости от того, каковыми оказались результаты приемки. Заказчик имеет право:

В случае полной приемки товара:

В случае частичной приемки:

В случае отказа от приемки:

Как формировать документ о приемке в электронном виде

В ЕИС есть возможность формировать:

Для создания любого из них поставщику нужно:

«Общая информация». Тут указываются основные сведения, к примеру, вид документа, дата его формирования, название поставщика.

«Контрагенты». В данном разделе перечисляется вся информация о заказчике и поставщике, к примеру, название организации, КПП, ИНН, номер свидетельства о регистрации. Эту информацию система заполняет автоматически, поэтому поставщик редактировать её не может. Единственным исключением являются адреса, а также банковские реквизиты заказчика и поставщика. Их можно исправить при желании. Также поставщик имеет возможность ввести вручную адрес электронной почты и номер телефона заказчика. При отправке либо получении товара сторонней организацией, а не заказчиком либо поставщиком в этом разделе следует указать информацию об этой организации. Сюда же можно добавить сведения о перевозчике. Данные перевозчика, грузополучателя и грузоотправителя поставщик заполняет самостоятельно.

«Товары, услуги и работы». Здесь поставщиком указываются сведения о товарах, услугах либо работах, которые обязан принять госзаказчик. Как в предыдущих разделах, часть информации заполняется в автоматическом режиме, часть заполняется вручную, к примеру:

Указывается в автоматическом режиме Указывается поставщиком
Единица измерения Количество
Название ТРУ и их код Артикул и сорт товара
Цена товара за единицу измерения с учетом НДС и без учета НДС Данные, указанные в таможенной декларации

 

Для лекарственных средств действуют иные правила:

Указывается в автоматическом режиме Указывается поставщиком
Название лекарства и его код Срок годности лекарства
МНН (Международное непатентованное наименование Оптовая надбавка
Торговое название, дозировка и форма Данные, указанные в таможенной декларации
Цена за упаковку  
Страна-производитель  
Налоговая ставка  

«Факт отгрузки». Данный раздел доступен лишь при подготовке передаточного универсального документа. Здесь поставщиком заполняются все сведения об отгрузке товаров либо передаче работ (услуг), включая:

«Подписанты». Здесь следует указать имена, а также должности всех тех, кто будет подписывать уже готовый документ. Система самостоятельно покажет перечень сотрудников, имеющих на это право, а поставщик должен только выбрать одного либо нескольких из них.

«Подписание». В данном разделе можно просмотреть печатную версию документа. Поставщику следует проверить, правильно ли заполнена вся информация, а также подтвердить готовность документа к подписанию. После подписания документа всеми ответственными сотрудниками электронно-цифровой подписью система в автоматическом режиме проверит возможные ошибки. Если она установит нарушения, то их следует исправить и заново подписать документ. Если нет нарушений, то система направит подписанный документ заказчику. После этого поставщику следует распечатать документ, а затем передать его заказчику при отгрузке товара либо передаче работ (услуг).

Как в ЕИС можно исправить первичный документ учета

У поставщика есть возможность редактирования передаточного документа пока он не подписан всеми ответственными сотрудниками. Как только он будет отправлен заказчику вносить какие-либо изменения нельзя. В таком случае поставщик должен будет создать документ-исправление.

Как можно проводить редактирование передаточного документа

Текст основного документа исправить можно, если только он находится на этапе:

В этом случае поставщику следует открыть меню документа и выбрать пункт «Внести изменения» или «Открыть на редактирование». Название пункта определяется тем, на какой стадии документ находится. После исправления поставщиком всех ошибок он уже может подписать документ, а затем направить его госзаказчику.

Создание документа-исправления

Если заказчиком в передаточном документе будут найдены ошибки, то поставщик должен сформировать новый документ. Чтобы заново не заполнять поля, в ЕИС имеется опция «Создать исправление». В таком случае системой будет сформирована точная копия передаточного документа (документ-исправление), где поставщик исправит ошибки. В документе-исправлении есть возможность редактировать лишь незначительные пункты. Так, поставщик не изменит, к примеру:

Также здесь нельзя удалять либо добавлять ТУР (для этого следует использовать корректировочный документ).

Формирование корректировочного документа

Поставщиком создается корректировочный документ в случае, если:

Чтобы сформировать данный документ, поставщику следует открыть нужный контракт, а затем выбрать в меню этапа пункт «Создание универсального корректировочного документа». Система в автоматическом режиме сформирует копию основного передаточного документа, где поставщик может вносить изменения, к примеру;

К данному документу поставщику следует приложить отсканированную копию документа-основания корректировки. К примеру, если госзаказчик попросил снизить цену товара, то надо добавить об этом письменную просьбу.

Передача в налоговую электронных документов о приемке

ФНС РФ вправе потребовать приемочные документы. У поставщика имеется возможность передать сформированные на сайте ЕИС электронные документы через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. В письме ФНС и Казначейство РФ разъяснили следующее: все документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронно-цифровой подписью, равнозначны бумажным документам, имеющим рукописную подпись.

Если ФНС России затребует дополнительные документы, которые по формату не подходят для передачи через сеть интернет, то есть возможность отправить их по почте. Чтобы это сделать, поставщику следует распечатать документ, имеющий отметку о подписании электронной подписью.

Теги: государственная закупка, заказчик, ЕИС,

Если Вы хотите получать информацию об изменениях в сфере закупок более оперативно - подпишитесь на наш телеграм канал: FinExpert - финансы в госзакупках и не только.

Комментарии
()

  1. Татьяна 08 февраля 2021, 12:46
    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, почему при настройке прав доступа пользователя в личном кабинете ЕИС, в разделе регистрационные данные, вкладка права доступа неактивна. А для возможности формирования документов о приёмке, необходимо проставить определённые права!!!
    1. Алекс 03 июня 2022, 01:01
      Обратитесь в департамент финансов, они должны включить хозяина ЭЦП в реестр.
    2. Максим 04 апреля 2022, 16:28
      Одна вода, не понятно куда нажимать
      1. ООО "Дезинфекция" 13 июня 2022, 08:16
        Почему при подписании и отправки документа заказчику, появляется страница недоступна
        1. Алла 13 октября 2022, 21:42
          Здравствуйте! Подскажите, как проблему решили?
        2. Ксения 22 августа 2022, 13:21
          Как заполнить банковские реквизиты госзаказчика, если система требует заполнить р/с и к/с, а у «госников» лицевой счет, ЕКС и казначейский счет?
          1. FinExpert 22 августа 2022, 13:49
            Вместо р\с и к\с в этих же полях указывали л\с и казначейский счет.
            Оплата приходила
            1. Ксения 22 августа 2022, 14:15
              Спасибо! А Единый казначейский счет (ЕКС) совсем не указывали, получается?
              1. Ксения 22 августа 2022, 14:18
                В расчетный попробовала завести лицевой счет, просит 20 знаков… (
            2. Наиль Айдарович Хаков 05 сентября 2022, 09:17
              Добрый день!
              Подскажите как действовать если заказчик не выложил подписанный контракт в ЕИС?
              ФАС жалобу не рассматривает после подписания, т.к. контракт сам подписан на площадке ТЭК ТОРГ. Нами контракт исполнен, но актироваться мы не можем по причине того что в ЕИС контракт заказчиком не выложен.
              1. Елена 15 марта 2023, 07:01
                Добрый день!
                Контракт в ЕИС находится в статусе «исполнение завершено».
                Покупатель планирует произвести возврат услуг по данному контракту.
                Прошу уточнить, как в ЕИС разместить возвратные документы (акт возврата, корректировочная счет-фактура)?
                Пытались создать корректировку через три точки в документе исполнения, но в списке документов нет пункта «корректировочный документ».