Типичные ошибки при подаче заявки на участие в тендере

Ошибки в оформлении документов

1. Неполное / неверное заполнение заявки

В первой части заявки всегда описывается само предложение, конкретные характеристики товара, чертежи и другая информация. Если это закупка, при исполнении которой не требуется поставка товара, то в первой части заявки участник выражает свое согласие выполнить работы или оказать услуги, которые требуются заказчику. Запрещается указывать идентификационные данные участника, так как эта информация не должна стать доступной заказчику из соображений непредвзятости.

Во второй части указываются данные о компании: наименование, ИНН, адрес и контактный номер. Эту информацию заказчик увидит только при оценке вашего предложения. 

2. Отсутствие необходимых приложений и документов

Основные обязательные документы / приложения, которые участник должен приложить к заявке: 

• декларация соответствия; 

• информация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства или к социально-ориентированным некоммерческим организациям;

• решение о совершении крупной сделки (если руководитель и учредитель — разные лица);

• документы, подтверждающие квалификацию (актуально только для сложных и дорогих закупок с установленными дополнительными требованиями).

3. Указание неактуальной информации

Закон четко регламентирует и следит за тем, чтобы участники подавали только достоверные данные о своем соответствии и соответствии предложенного товара предъявляемым требованиям . Заказчики, выявившие недостоверность требований, обязаны отказать в заключении контракта, а если он исполняется — отказаться от его исполнения.

Ошибки в техническом предложении

1. Несоответствие требованиям тендерной документации

Самые частые ошибки:

• повторение диапазонных значений, вместо конкретных показателей своего предложения;

• указание характеристик, отличающихся от заявленных у заказчика;

• отсутствие страны происхождения товара;

• размещение недостоверных данных.

2. Ошибки в расчетах или ценообразовании

Процессуальные ошибки

1. Пропуск сроков подачи заявки 

У каждого этапа проведения тендера — четко определенный срок, который установлен 44-ФЗ и 223-ФЗ. Любое нарушение этих сроков = отклонение заявки.

2. Неверное использование платформы / портала для подачи заявки

Тендеры по 44-ФЗ проводят на восьми федеральных ЭТП: Сбербанк-АСТ, АГЗ РТ, ЕЭТП, РТС-Тендер, Российский аукционный дом, ЭТП ГПБ, акционерное общество «Электронные торговые системы» (НЭП-Фабрикант), ТЭК-Торг. Чтобы получить аккредитацию на всех, нужно зарегистрироваться в Единой информационной системе закупок (ЕИС).

Список площадок для проведения торгов по 223-ФЗ нигде не зафиксирован. Их больше нескольких сотен. На государственном уровне сейчас обсуждается унификация требований к ним и сокращение их числа. 

3. Несоблюдение формата и порядка предоставления информации

Любая заявка должна быть составлена согласно требованиям заказчика. Несоблюдение формата или предоставление не всей информации — повод для исключения из конкурса.

Как предотвратить перечисленные ошибки

1. Регулярно изучать обновления требований тендерной документации

Тендерная документация состоит из извещения о начале закупки и приложенных к ней документов, которые зависят от объема закупки. От правильного заполнения документации зависит исход закупки.

2. Использовать специализированные инструменты / программы для составления заявок

Возможности специальных программ позволяют охватить все этапы цикла заявки. Они упрощают работу с заказами и уменьшают вероятность ошибок при составлении технической документации.

3. Общаться с заказчиком

В закупочных процессах можно общаться через публичное обсуждение, консультации, запрос разъяснений и конкурентные переговоры. Любой из этих способов взаимодействия позволяет более правильно составить заявку.

4. Проводить внутренний аудит перед отправкой заявки

Когда заявка готова, стоит все перепроверить. Лучше всего это делать с помощью независимого эксперта, который непредвзято оценит правильность составления заявки, укажет на возможные ошибки и подскажет, что нужно исправить.

Если вам нужна помощь для грамотной организации участия в тендерах — будем рады помочь.

Можем взять на себя:

• Получение банковской гарантии;

• Подборку закупок;

• Подготовку заявок на участие; 

• Аккредитацию на торговых площадках;

• Получение кредитования/факторинга для исполнения контрактов или пополнения оборотных средств;

• Подготовку жалоб в ФАС, исков в арбитражный суд. 

Теги: Заказчик, ошибки, компании, документация, сроки, участие в тендере, участие, тендер,

Если Вы хотите получать информацию об изменениях в сфере закупок более оперативно - подпишитесь на наш телеграм канал: FinExpert - финансы в госзакупках и не только.